I maj 2005 inledde Samhall ett omfattande telefoniprojekt för att sänka kostnaderna och säkerställa kommunikationen både internt och externt. Som en följd av detta trädde ett nytt telefoniavtal i kraft den 1 januari 2006 och Samhall märker redan positiva effekter.

Sedan 1997 har Samhall arbetat med att samordna telekommunikationen inom koncernen. Bland annat har man infört två svarsställen som kan kommunicera och avlasta varandra och en gemensam nummerplan med femsiffriga kortnummer. Man har också arbetat intensivt med att förenkla sina administrativa rutiner kring telefonin och optimera användningen av befintliga abonnemang, båda fasta och mobila. Även datakommunikationen har genomgått stora förändringar, såväl organisatoriskt som tekniskt.

     — Samhall är ett företag med stort behov av en fungerande internkommunikation eftersom verksamheten är spridd över hela landet, säger Claes Hallgren som är inköpare och projektledare på Samhall. Genom åren har vi utvecklat och förfinat både avtal och teknik kontinuerligt.

Ökade krav på rörlig kommunikation

Under senare år har Samhalls verksamhetsinriktning förändrats, från att tidigare i huvudsak varit inriktad på industriproduktion till att fokusera allt mer på tjänsteproduktion. Detta har medfört högre rörlighet bland medarbetarna, vilket i sin tur ställer nya krav på kommunikationen.

     — Under hösten 2004 började vi planera för ett projekt med syfte att sänka telefonikostnaderna och säkerställa kommunikationen både internt och externt. Efter interna diskussioner bestämde vi oss för att anlita en extern konsult som kan marknaden och tekniken, och har tillräckliga personella och tidsmässiga resurser. Telemanagement gav oss det mest intressanta förslaget, det var en kombination mellan pris och kompetens som gjorde att de fick uppdraget.

Ny abonnemangsform

Kommunikationsprojektet inleddes i maj 2005 och har omfattat flera olika faser; nulägesanalys, anbudsinfordran, inlämnade anbud, utvärdering, val av leverantör och utformande av färdigt avtal. Nu är implementeringsfasen påbörjad och den beräknas vara klar till halvårsskiftet 2006. Samhalls val föll på en telefonilösning baserad på en Centrex-plattform, där en viktig förändring är införandet av abonnemangsformen Centrex Mobil. Detta innebär i korthet att användaren bara har ett telefonnummer och en (mobil)telefon samt att man kombinerar tjänsteinnehållen i en fast och mobil telefon. Dessutom bibehåller man rörligheten och nåbarheten hos en mobiltelfoninnehavare. Totalt omfattar den nya abonnemangsformen 1 500–2 000 användare.

     — Den nya tekniska lösningen medför också att växeln kan betjäna samtal till innehavaren av Centrex Mobil, vilket avlastar abonnenterna. Även datakommunikationen har förbättrats. Tidigare gick all intern datatrafik via en central enhet i Örebro men nu tillämpas alla-till-alla-trafik vilket ökar tillgängligheten och gör nätet mindre känsligt för avbrott.

Det nya telefoniavtalet trädde i kraft den 1 januari 2006 och kostnadsbesparingarna beräknas ge full effekt under andra kvartalet 2006. Samhall kommer nu att följa upp och mäta trafikslagen i större utsträckning än tidigare för att kunna utvärdera den nya lösningen.

     — Om vi inte hade genomfört de här förändringarna hade vår konkurrenskraft försämrats på sikt. Nu räknar vi däremot med att servicegraden gentemot våra kunder och leverantörer kommer att förbättras. Det blir lättare för dem att kontakta oss och sannolikt kommer även de att sänka sina rörliga telefonikostnader. Vi har nu tecknat ett treårigt avtal och det finns inga inplanerade kommunikationsprojekt under den tiden. Men vi kommer att följa marknadsutvecklingen noggrant och man kan aldrig utesluta nya modifieringar, avslutar Claes Hallgren.