När Preems bolag gick samman i en koncern ändrades förutsättningarna för det pågående telefoniprojektet. Från att ha tittat på effektiviseringar för huvudkontoret, fick IT-avdelningen nu vända blicken mot en gemensam telefonilösning. I arbetet med att hitta den bästa lösningen kom Telemanagements utvärderingsmodell att spela en central roll.

Preems IT-avdelning var mitt uppe i IT-projektet FRITAB (FRamtida IT-ArBetsplats) när organisationen förändrades. De hade hunnit med etapp ett, att säkerställa datakommunikationen, och etapp två, att se över pc-arbetsplatserna. Turen skulle nu komma till telefonin när raffinaderierna i Lysekil och Göteborg slogs ihop med huvudkontoret i Stockholm och dess tillhörande regionala verksamhet.

     — Vår ursprungliga plan var att se över telefonins kostnader och funktioner. När bolagen gick ihop och bildade en koncern såg vi möjligheter till ytterligare samordningar och gemensamma lösningar, berättar Håkan Jönsson, IT-chef på Preem.

Individer som ska samarbeta

Uppgiften formerades som ett projekt där första målet var att kartlägga leverantörerna och ta fram offertunderlag för en telefoniupphandling. För att kunna göra det här behövde de stöd.

    — Vi valde Telemanagement eftersom vi behövde deras erfarenhet och metodik. Det har vi aldrig ångrat. De hade rätt referenser och en klar uppfattning om kostnadsbilden. Men viktigast av allt var att de gav rätt intryck när vi träffade dem. Vi är ju individer som ska arbeta mot ett gemensamt mål, och man måste gilla att arbeta tillsammans, säger Håkan Jönsson.

Som man ropar får man svar

Tillsammans producerade de offertunderlaget baserat på det förarbete som Preem redan gjort. Håkan Jönsson berättar hur centrala offertunderlagets frågor är:
    — Som man ropar får man svar – de frågor man ställer styr vilka svar man får. Och vi var tvungna att hitta rätt frågor för att ta reda på om leverantörerna kunde ge hela koncernen vad vi behövde.

Det som skulle handlas upp var fast och mobil telefoni med tillhörande växelstöd för cirka 4 000 användare. Fyra huvudaktörer fick svara på offertförfrågan och presentera sitt förslag. Varje leverantör fick sedan möjlighet att bemöta och komplettera sitt anbud där det fanns luckor eller låg på fel nivå. Sedan valdes två ut.

    — Under hela processen använde vi Telemanagements utvärderingsmodell, berättar Rolf Privner, som varit projektledare för telefoniprojektet och upphandlingen. Vi la in leverantörernas tjänster och kostnader och justerade uppgifterna allt eftersom de ansträngde sig för att öka sin konkurrenskraft. De var viktigt att jämförelsen blev objektiv och att vi hela tiden hade överblick om hur förhandlingarna påverkade bilden.

Utvärderingsmodellen gav besked

Och det blev en intressant resa. När Preem gick ut med offertförfrågan frågade de dels efter en funktionslösning, dels efter ett köpeavtal. Under utvärderingens gång kunde de jämföra de två konceptens förtjänster, oavsett leverantör. Det kom mer och mer att luta mot att ett funktionsavtal var rätt val. Efter sista vändan med leverantörerna stod Telia som vinnare. Beslutet fattades i augusti 2005 och i oktober skrevs det slutliga avtalet under – ett outsourcingavtal där Telia står för alla tekniska lösningar.

Den nya lösningen innebär en teknikuppgradering mot IP-telefoni och en del andra nya funktioner, däribland fullt telefoniststöd för mobiler och röststyrd samtalsuppkoppling. Implementeringen pågår nu för fullt och beräknas bli klar till sommaren.

    — Våra förväntningar när vi påbörjade projektet var att göra väsentliga kostnadssänkningar: en halvering av våra telefonikostnader. Så mycket har marknaden och tekniken förändrats. Nu är avtalets intentioner på väg att förverkligas, säger Håkan Jönsson.