IP-telefoni är den teknologi som gäller för framtidens telefoni. Rätt hanterad kan IP-telefoni vara ett sätt att sänka organisationens telefonikostnader och öka effektiviteten. Samtidigt finns det hinder på vägen, visar en ny rapport, och teknologiskiftet tar längre tid än vad branschen tidigare räknat med.

Telemanagements erfarenheter och samstämmiga rapporter från undersökningsföretag visar att införandet av IP-telefoni tar längre tid än branschen tidigare räknat med och att det finns höga trösklar för införandet. Ett av de främsta hindren är en tvekan om att investeringen verkligen lönar sig. Return on Investments kan inte alltid påvisas på ett enkelt sätt. Utgångspunkten måste därför vara att hitta affärsnyttan av IP-telefoni hos varje enskilt företag. En övergång till IP-telefoni innebär höga investeringskostnader.

— Det är viktigt att ha en helhetssyn på sitt företag eftersom kommunikationslösningen är en generell tillämpning som påverkar hela organisationen, säger Jukka Ristijärvi, Vd på Telemanagement. Det gäller att utgå från företagets affärsidé och se vilket arbetssätt som bäst tillhandahåller detta. Affärsnyttan uppkommer när IP-telefonin stöttar företagets arbetssätt på ett så effektivt sätt som möjligt.

Gör rätt från början

När affärsnyttan väl är identifierad är nästa steg att bestämma sig för när saker och ting ska ske. Allt måste inte hända på en gång utan det viktiga är att bygga klokt från grunden och att allt görs i rätt ordning och i rätt takt. En hybridlösning under en övergångsperiod kan till exempel underlätta övergången till IP-telefoni. Ett företag som precis har investerat i en ny telelösning kanske inte är berett att ta en ny stor investeringskostnad, utan föredrar att vänta tills avskrivningarna minskat. Det viktiga är att börjar planera för övergången redan nu och att se några år framåt i tiden.

Säkerheten oroar

Driftsäkerhet och tillgänglighet med IP-telefoni är något som många oroar sig för. En förklaring är att tekniken hittills inte varit riktigt mogen. Utveckling går emellertid snabbt framåt och IP-telefoni fungerar därför allt bättre. Säkerheten är ett annat orosmoln och många företag fruktar såväl spam som virus. Här gäller det att göra allt i rätt ordnig och bygga ordentligt från grunden. IP-telefoni medför en rad nya säkerhetsproblem som inte fanns förut i ett icke-integrerat system. Det är därför viktigt att ha en tekniskt bra och genomtänkt lösning, processer och rutiner för genomförandet och slutligen strategier för att säkerställa kontinuitet.

Användare ser inte behov

Ett hinder vid införandet av IP-telefoni, är att användarna inte alltid ser de möjligheter som tekniken medger.

— Mitt råd blir därför att först och främst hitta värdet av IP-telefoni för just ditt företag. Utgå alltid från nyttan och användaren. Inte från tekniken. Om du inte kan beskriva nyttan, varför öka kostnaderna? frågar Jukka Ristijärvi. Sedan handlar allt om tajming. Bygg från grunden, i rätt takt och se till att implementera det nya arbetssättet ordentligt i hela organisationen. Med en genomtänkt helhetssyn på hela företaget finns förutsättningarna att lyckas även med IP-telefoni.

IP-telefoni är ett steg på vägen

IP-telefoni är den teknologi som gäller för framtidens telefoni och frågan är inte om, utan när ditt företag berörs. Samtidigt ställer IP-telefonin höga krav på allt från nätverk till säkerhetslösningar och behovsanalyser. IP-telefoni är normalt inte heller något gör-det-själv-projekt som man köper från vem som helst. Rätt hanterad däremot, är IP-telefonin ett viktigt steg på vägen mot ökad integration, högre effektivitet och lägre kostnader.